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LIVROS – INSTRUMENTO DE ESCRITURAÇÃO MERCANTIL

1 de agosto de 2017 - 17:54

CONSIDERAÇÕES GERAIS SOBRE LIVROS MERCANTIS

O novo Sistema de Registro Mercantil, SRM, da Junta Comercial do Estado do Ceará já está em funcionamento trazendo mais rapidez, facilidade e eficiência aos procedimentos do registro empresarial, agilizando, com maior garantia, a formação de um banco de dados sobre o acervo de documentos e livros das empresas do estado.

O SRM é capaz de identificar com precisão as autenticações dos instrumentos de escrituração que as empresas enviam para serem autenticados pela JUCEC, obedecendo ao que determina a legislação pertinente, além de gerar certidões alusivas aos mesmos.

Para normatizar essa legislação, o Departamento de Registro Empresarial e Integração, DREI, edita instruções normativas que surgem com a necessidade de atualização do registro empresarial. A instrução mais atual relativa à autenticação de livros é a IN-11 de 05/12/2013. As normas brasileiras de contabilidade NBRs da ABNT também são importantes.

Observações importantes

Os livros são a representação (gráfica ou digital) das atividades da empresa nas áreas societária, fiscal e contábil e aqueles obrigatórios deverão ser autenticados na Junta Comercial (art. do Código Civil). Outros livros também poderão, opcionalmente, ser registrados, inclusive aqueles referentes às pequenas e microempresas que trata o artigo 970 do Código Civil.

O Código Comercial de 25/06/1.850 já determinava a exigência do registro do Livro Diário em órgão competente, o que se confirma atualmente pelo Código Civil de 2002.

Os livros deverão receber a escrituração, sem saltos, em ordem cronológica e seu registro se fará também em ordem numérica. (art. 1.183 do Código Civil).

1. A Junta Comercial não terá responsabilidade sobre atos e fatos (conteúdo) ocorridos no livro (art.37 da IN-11).

2. As ressalvas deverão ocorrer na página do Termo, devendo ser assinada pelos mesmos signatários do livro. A Junta Comercial irá datar e homologar a ressalva (§4º art.9º da IN-11).

3. Os livros elaborados em papel deverão conter, no máximo, 500 folhas ou 1.000 páginas (§§ 4º e 5º do art. 4º da IN-11)

4. Em casos de empresas que contabilizam a escrituração descentralizada para as filiais, os livros deverão ser confeccionados em separados, observando os NIREs e CNPJs de cada estabelecimento (§ Único art. 1º da IN-11).

5. Quando o livro for assinado por procurador, a procuração deverá ser arquivada anteriormente na JUCEC e conter poderes específicos para a prática do ato, tendo validade para instrumento referente ao período de validade.

6. Os Termos de Abertura e o de Encerramento deverão estar, respectivamente, na primeira e na última páginas numeradas (art. 6º Decr. 64.567/69).

7. Em casos em que não há como colher a assinatura de um signatário por ele já não pertencer à empresa, as datas dos Termos de Abertura e de Encerramentos podem ser igualadas e atualizadas. Exemplo: um livro de 2008 em que o administrador já faleceu, as datas podem ser atualizadas para 2017 para que o administrador atual possa assinar o instrumento.

8. O livro contábil deve conter a escrituração de no máximo um único exercício social, sendo admitida a divisão da escrituração em livros parciais. Lembrando-se que cada livro terá sua numeração seguindo a sequência já existente, com os respectivos termos de abertura e de encerramento (§ 2º da IN-11).

9. O livro Diário deverá conter, ao final do exercício social, o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados (DRE) mesmo zerado, com as contas de apuração no padrão monetário – 0,00 (§ 2º art. 1.184 do Código Civil), ambos com as assinaturas do Administrador da Empresa e do Contabilista.

10. Opcionalmente, a empresa pode adotar livros auxiliares de um diário resumido (será considerado no banco de dados como Diário Geral), obedecendo a sequência numérica das autenticações de suas finalidades. Neste caso, listar no Termo de Encerramento do livro resumido todos os livros auxiliares vinculados a ele (§ 1º art. 1.184 do Código Civil).

11. Os instrumentos de escrituração não poderão conter rasuras, emendas e borrões (art. 4º do Decr. 64.567).

12. Se houver erros na numeração do livro, o mesmo deverá ser renumerado com numerador manual, sem rasuras ou borrões, de forma legível em todo o livro, indicando através de ressalvas nos dois Termos: “Este livro contém XXX folhas (ou páginas, conforme o caso) numeradas de 001 a XXX”. Essas ressalvas serão assinadas pelos signatários do livro e homologadas pelo examinador da JUCEC.

13. Em casos de transferência de sede da empresa de outra UF para o Ceará e Conversão de Sociedade Simples (transferência de cartório), os livros a serem registrados deverão seguir a ordem daqueles que já se encontram autenticados na unidade de origem. Para isso é utilizado o Termo de Transferência, que deverá ser lavrado no verso da penúltima folha do último livro registrado na unidade anterior. Não existe taxação para a autenticação do Termo de Transferência (art. 9º do Decr. 486 e art. 15 do Decr. 64.567).

14. No caso de transformação de tipo jurídico, o Termo de Transferência deverá ser lavrado no verso da folha em que constar a data dessa transformação. Para os livros registrados com páginas, é admissível que o Termo de Transferência seja lavrado em folha avulsa.

15. Os erros constantes em livros já autenticados deverão ser retificados em livros subsequentes, seguindo do artigo 16 da IN-11 do DREI.

16. Vencido o prazo de 180 dias para a recomposição do quadro societário da empresa em situação unipessoal, os livros dessa sociedade não poderão ser autenticados, até que haja o registro de alteração acertando seu quadro societário ou se transformando em Empresário Individual ou Eireli.

17. A empresa que se encontra Cancelada Administrativamente (mais de 10 anos sem qualquer registro já Junta Comercial), somente poderá ter livros autenticados após sua reativação (art. 60 da Lei 8.934).

18. As exigências formuladas pela Junta Comercial deverão ser cumpridas em até trinta dias, contados do dia subsequente à data da ciência pelo interessado. Caso contrário, o livro poderá sofrer nova taxação (§ 1º art. 13 da IN-11).

Termos do Livro

O Termo de Abertura deverá conter (art.9º da IN-11):

1. Número de folhas (numeradas somente no anverso) ou páginas (numeradas dos dois lados) com a indicação da sequência utilizada a partir da página número 1.

2. A finalidade a que se destina o livro.

3. Número de ordem do livro para a finalidade indicada, sempre em algarismos arábicos: 1, 2, 3 … (NBR 14.724 da ABNT).

4. Nome empresarial, que deverá estar completo, sem abreviaturas, considerando a data da escrituração.

5. Município da sede (ou filial) da empresa. O restante do endereço não é informação obrigatória, mas, caso isso ocorra, os dados deverão ser idênticos aos registrados na JUCEC para o período de escrituração indicado.

6. NIRE, obedecendo ao tipo jurídico da empresa para o período escriturado.

7. Data do ato constitutivo da empresa na Junta Comercial, que poderá ser a mesma do NIRE ou não. No caso de transferência de Cartório, a data será a do arquivamento na JUCEC da conversão de S/S.

8. Número do CNPJ da sede ou da filial, se for o caso.

9. Data do encerramento do Exercício Social indicada no contrato social (31/12 de cada ano).

10. Data e assinaturas do Administrador da Empresa e do Contabilista, com a indicação da tradução do nome, função e CRC (para o contabilista).

O Termo de Encerramento deverá conter (art.9º da IN-11):

1. Número de folhas (numeradas somente no anverso) ou páginas (numeradas dos dois lados) com a indicação da sequência utilizada a partir da página número 1.

2. A finalidade a que se destina o livro.

3. Número de ordem do livro para a finalidade indicada, sempre em algarismos arábicos: 1, 2, 3 … (NBR 14.724 da ABNT).

4. Nome empresarial, que deverá estar completo, sem abreviaturas, considerando a data da escrituração.

5. O período de escrituração com as datas do primeiro e último lançamentos reais, que podem ou não coincidir com o exercício social. Para o sistema de Partidas Mensais, todos os lançamentos ocorrem no último dia de cada mês.

6. Para os livros de natureza não contábil, o termo de encerramento deverá conter a indicação da data do primeiro lançamento. Quando apresentado em branco, essa data será a mesma do Termo de Abertura.

7. Data e assinaturas do Administrador da Empresa e do Contabilista, com a indicação da tradução do nome, função e CRC (para o contabilista).