LIVROS – INSTRUMENTO DE ESCRITURAÇÃO MERCANTIL
1 de agosto de 2017 - 17:54
CONSIDERAÇÕES GERAIS SOBRE LIVROS MERCANTIS
O novo Sistema de Registro Mercantil, SRM, da Junta Comercial do Estado do Ceará já está em funcionamento trazendo mais rapidez, facilidade e eficiência aos procedimentos do registro empresarial, agilizando, com maior garantia, a formação de um banco de dados sobre o acervo de documentos e livros das empresas do estado.
O SRM é capaz de identificar com precisão as autenticações dos instrumentos de escrituração que as empresas enviam para serem autenticados pela JUCEC, obedecendo ao que determina a legislação pertinente, além de gerar certidões alusivas aos mesmos.
Para normatizar essa legislação, o Departamento de Registro Empresarial e Integração, DREI, edita instruções normativas que surgem com a necessidade de atualização do registro empresarial. A instrução mais atual relativa à autenticação de livros é a IN-11 de 05/12/2013. As normas brasileiras de contabilidade NBRs da ABNT também são importantes.
Observações importantes
Os livros são a representação (gráfica ou digital) das atividades da empresa nas áreas societária, fiscal e contábil e aqueles obrigatórios deverão ser autenticados na Junta Comercial (art. do Código Civil). Outros livros também poderão, opcionalmente, ser registrados, inclusive aqueles referentes às pequenas e microempresas que trata o artigo 970 do Código Civil.
O Código Comercial de 25/06/1.850 já determinava a exigência do registro do Livro Diário em órgão competente, o que se confirma atualmente pelo Código Civil de 2002.
Os livros deverão receber a escrituração, sem saltos, em ordem cronológica e seu registro se fará também em ordem numérica. (art. 1.183 do Código Civil).
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A Junta Comercial não terá responsabilidade sobre atos e fatos (conteúdo) ocorridos no livro (art.37 da IN-11).
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As ressalvas deverão ocorrer na página do Termo, devendo ser assinada pelos mesmos signatários do livro. A Junta Comercial irá datar e homologar a ressalva (§4º art.9º da IN-11).
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Os livros elaborados em papel deverão conter, no máximo, 500 folhas ou 1.000 páginas (§§ 4º e 5º do art. 4º da IN-11)
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Em casos de empresas que contabilizam a escrituração descentralizada para as filiais, os livros deverão ser confeccionados em separados, observando os NIREs e CNPJs de cada estabelecimento (§ Único art. 1º da IN-11).
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Quando o livro for assinado por procurador, a procuração deverá ser arquivada anteriormente na JUCEC e conter poderes específicos para a prática do ato, tendo validade para instrumento referente ao período de validade.
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Os Termos de Abertura e o de Encerramento deverão estar, respectivamente, na primeira e na última páginas numeradas (art. 6º Decr. 64.567/69).
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Em casos em que não há como colher a assinatura de um signatário por ele já não pertencer à empresa, as datas dos Termos de Abertura e de Encerramentos podem ser igualadas e atualizadas. Exemplo: um livro de 2008 em que o administrador já faleceu, as datas podem ser atualizadas para 2017 para que o administrador atual possa assinar o instrumento.
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O livro contábil deve conter a escrituração de no máximo um único exercício social, sendo admitida a divisão da escrituração em livros parciais. Lembrando-se que cada livro terá sua numeração seguindo a sequência já existente, com os respectivos termos de abertura e de encerramento (§ 2º da IN-11).
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O livro Diário deverá conter, ao final do exercício social, o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados (DRE) mesmo zerado, com as contas de apuração no padrão monetário – 0,00 (§ 2º art. 1.184 do Código Civil), ambos com as assinaturas do Administrador da Empresa e do Contabilista.
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Opcionalmente, a empresa pode adotar livros auxiliares de um diário resumido (será considerado no banco de dados como Diário Geral), obedecendo a sequência numérica das autenticações de suas finalidades. Neste caso, listar no Termo de Encerramento do livro resumido todos os livros auxiliares vinculados a ele (§ 1º art. 1.184 do Código Civil).
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Os instrumentos de escrituração não poderão conter rasuras, emendas e borrões (art. 4º do Decr. 64.567).
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Se houver erros na numeração do livro, o mesmo deverá ser renumerado com numerador manual, sem rasuras ou borrões, de forma legível em todo o livro, indicando através de ressalvas nos dois Termos: “Este livro contém XXX folhas (ou páginas, conforme o caso) numeradas de 001 a XXX”. Essas ressalvas serão assinadas pelos signatários do livro e homologadas pelo examinador da JUCEC.
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Em casos de transferência de sede da empresa de outra UF para o Ceará e Conversão de Sociedade Simples (transferência de cartório), os livros a serem registrados deverão seguir a ordem daqueles que já se encontram autenticados na unidade de origem. Para isso é utilizado o Termo de Transferência, que deverá ser lavrado no verso da penúltima folha do último livro registrado na unidade anterior. Não existe taxação para a autenticação do Termo de Transferência (art. 9º do Decr. 486 e art. 15 do Decr. 64.567).
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No caso de transformação de tipo jurídico, o Termo de Transferência deverá ser lavrado no verso da folha em que constar a data dessa transformação. Para os livros registrados com páginas, é admissível que o Termo de Transferência seja lavrado em folha avulsa.
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Os erros constantes em livros já autenticados deverão ser retificados em livros subsequentes, seguindo do artigo 16 da IN-11 do DREI.
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Vencido o prazo de 180 dias para a recomposição do quadro societário da empresa em situação unipessoal, os livros dessa sociedade não poderão ser autenticados, até que haja o registro de alteração acertando seu quadro societário ou se transformando em Empresário Individual ou Eireli.
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A empresa que se encontra Cancelada Administrativamente (mais de 10 anos sem qualquer registro já Junta Comercial), somente poderá ter livros autenticados após sua reativação (art. 60 da Lei 8.934).
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As exigências formuladas pela Junta Comercial deverão ser cumpridas em até trinta dias, contados do dia subsequente à data da ciência pelo interessado. Caso contrário, o livro poderá sofrer nova taxação (§ 1º art. 13 da IN-11).
Termos do Livro
O Termo de Abertura deverá conter (art.9º da IN-11):
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Número de folhas (numeradas somente no anverso) ou páginas (numeradas dos dois lados) com a indicação da sequência utilizada a partir da página número 1.
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A finalidade a que se destina o livro.
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Número de ordem do livro para a finalidade indicada, sempre em algarismos arábicos: 1, 2, 3 … (NBR 14.724 da ABNT).
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Nome empresarial, que deverá estar completo, sem abreviaturas, considerando a data da escrituração.
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Município da sede (ou filial) da empresa. O restante do endereço não é informação obrigatória, mas, caso isso ocorra, os dados deverão ser idênticos aos registrados na JUCEC para o período de escrituração indicado.
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NIRE, obedecendo ao tipo jurídico da empresa para o período escriturado.
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Data do ato constitutivo da empresa na Junta Comercial, que poderá ser a mesma do NIRE ou não. No caso de transferência de Cartório, a data será a do arquivamento na JUCEC da conversão de S/S.
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Número do CNPJ da sede ou da filial, se for o caso.
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Data do encerramento do Exercício Social indicada no contrato social (31/12 de cada ano).
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Data e assinaturas do Administrador da Empresa e do Contabilista, com a indicação da tradução do nome, função e CRC (para o contabilista).
O Termo de Encerramento deverá conter (art.9º da IN-11):
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Número de folhas (numeradas somente no anverso) ou páginas (numeradas dos dois lados) com a indicação da sequência utilizada a partir da página número 1.
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A finalidade a que se destina o livro.
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Número de ordem do livro para a finalidade indicada, sempre em algarismos arábicos: 1, 2, 3 … (NBR 14.724 da ABNT).
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Nome empresarial, que deverá estar completo, sem abreviaturas, considerando a data da escrituração.
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O período de escrituração com as datas do primeiro e último lançamentos reais, que podem ou não coincidir com o exercício social. Para o sistema de Partidas Mensais, todos os lançamentos ocorrem no último dia de cada mês.
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Para os livros de natureza não contábil, o termo de encerramento deverá conter a indicação da data do primeiro lançamento. Quando apresentado em branco, essa data será a mesma do Termo de Abertura.
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Data e assinaturas do Administrador da Empresa e do Contabilista, com a indicação da tradução do nome, função e CRC (para o contabilista).